La democratización del Business Intelligence en la Administracion Publica

Tradicionalmente la elección de todos los sistemas de informacion dentro de una Administración Publica son una decisión reservada a la Dirección de Tecnología o Sistemas, sin embargo cada día es mas patente la necesidad de que este proceso supere las barreras de esta unidad y se involucren en esta toma de decisión, los verdaderos usuarios de las mismas, las unidades de Planificación Estratégica y la Gerencia Media de la Administración.

La falsa creencia de que los expertos en sistemas están ubicados exclusivamente entre los técnicos adscritos al área de tecnología, ha generado una distorsión que no permite a los usuarios finales transmitir efectivamente sus necesidades a los proveedores de sistemas y el resultado del producto implementado es la interpretación que hace la Dirección de Sistemas de lo que son las necesidades del usuario final, así los productos finales son de difícil manejo para los usuarios finales, no responden a sus expectativas y terminan arrumados en algún computador sin ser usados efectivamente.

En la medida que las tecnologías son mas fáciles de usar y son aplicadas efectivamente por los usuarios finales, el conocimiento generado se extiende y rebasa el ámbito de los “entendidos”, para ser conocido por todos y lo mas importante, adquirido.

Conceptos como CRM, ERP, Datawarehouse, WorkFlow, BPM, etc, no hace mucho solo eran conocidos por algunos privilegiados en los departamentos de informática. Hoy día son conceptos manejados por la gerencia moderna, a la cual la Administración Publica no debería estar exenta.

En cuanto al Business Intelligence (BI, o Inteligencia de Negocios) sigue siendo coto de expertos y “entendidos” a pesar de la comprobada aplicabilidad que esta tecnología posee en apoyo a la toma de decisiones en la solución de problemas de orden cotidiano en una Gestión Publica, esta tecnología junto a la de Sistemas de Información Geográficos (GIS, SIG) constituyen la base de generación de conocimiento de las Administraciones Publicas Modernas, ver articulo ¿Puede la Tecnologia de informacion ayudar en la lucha contra el crimen?.

El hecho que el BI siga siendo coto de expertos radica en la poca comunicación entre los usuarios finales y los proveedores de soluciones, en la medida que se logre comunicar las necesidades adecuadamente, que el BI refleje las expectativas de sus usuarios, que de respuestas a sus interrogantes, que maneje los indicadores que ellos necesitan evaluar, en esa medida sera usado por los tomadores de decisiones y se democratizara su uso.

El BI necesita hablar en el idioma de la Gestión Publica, aún hoy en día, el BI está enfocado desde un prisma tecnológico y no de gestión. No se hace el énfasis necesario en las ventajas y beneficios que aporta el adaptar un sistema de BI. Se hace en términos tecnológicos, pero no en términos de gestión, de versatilidad en las consultas, en adaptación de los indicadores, de ROI al fin y al cabo.

El camino de entrada de un sistema de BI en la Gestión Publica sigue siendo a través del director de tecnología, cuando debería ser desde la oficina de planificacion estratégica o la dirección general.

Los fabricantes de BI tienen a su interlocutor natural en los responsables de informática, cuando deberían ser los decisores de negocio. Esa estrecha visión es uno de los impedimentos para que los sistemas de BI se popularicen en las Administraciones Publicas (AAPP).

El BI se sigue percibiendo como caro, enfocado para las grandes empresas, como inteligencia de negocio y no de Gestión. Sin embargo el surgimiento de excelentes aplicaciones basadas en Software Libre, la disponibilidad del modelo SaaS o Cloud Computing acercan cada día mas a las AAPP a disfrutar de las capacidades de estas herramientas.

Un buen ejemplo de un servicio Web 2.0 que populariza el uso de BI es Tuent.com un servicio especialmente indicado para empresas o cualquier organización, tanto público como privada, que necesite disponer de un cuadro de mando territorial para el análisis y control de sus datos clave de negocio, así como la toma de decisiones estratégicas a un coste realmente muy económico y con unas funcionalidades únicas e innovadoras.

El BI no es percibido como un sistema crítico para la AAPP. ¿Cuándo un sistema de BI se convierte en vital para controlar el rumbo de una AAPP? Normalmente ocurre cuando la Gestión ya ha alcanzado cierto nivel de madurez en el uso de estos sistemas, cuando ya poseen una historia y una disciplina en la generación y conformación de bases de datos, cuando comienzan a transformar la data contenida en las BD en Información y posteriormente en conocimiento.

Como consecuencia de esto, los decisores dentro de la AAPP se acostumbran a tomar decisiones informadas, las cuales son mas productivas y eficaces.

El BI necesita ser simple, no sólo de utilizar, sino de configurar y sobre todo de integrar con los demás sistemas de información dentro de las AAPP. No olvidemos que el BI no es un sistema auto contenido, necesita alimentarse de otros sistemas (almacén de datos, ERP, CRM, intranet, etc.) para poder ser válido. Un CRM, un ERP, una Intranet, son unos sistemas auto contenidos: no necesitan de otros sistemas para poder desarrollar sus funciones: permiten la entrada de datos (facturas, datos de clientes, datos de empleados, nóminas) y proporcionan una salida (todos estos sistemas poseen un pequeño módulo de informes que permite manipular y visualizar la información previamente introducida). Es muy recomendable poder enlazar un CRM con un sistema de facturación o de pedidos, pero no es necesario para poder trabajar. Un ERP presenta la misma casuística.

Este último aspecto, el de la facilidad y sencillez de consolidación de toda la información publica, sigue sin estar resuelto, y en mi opinión es el nudo gordiano del manejo de la informacion dentro de las AAPP, el gran obstáculo para que los sistemas de BI se popularicen.

Afortunadamente algunas AAPP están encaminadas hacia la Interoperabilidad (IO) de sus instituciones publicas, hacia la disposición de la informacion publica para el acceso publico y esto dos proyectos requieren de la construcción de aplicaciones (API´s) que haciendo uso de mecanismos de IO (Web Services, SOA, SOAP) permitan garantizar la consolidación de la data publica de forma sencilla.

El futuro del BI es su uso difundido por todos los sectores de la Administración Publica en apoyo a la toma de decisiones, en la comprensión de la Función de Gobernar en la actual sociedad de conocimiento y de la aplicación que haga la ciudadanía en apoyo a sus funciones de contraloria social, pues solo una ciudadanía documentada podrá ejercer adecuadamente sus derechos y deberes, democratizar el BI es otro de los retos de los Gobiernos Abiertos.