miércoles, 3 de diciembre de 2008

¿Por que BPM en la Administracion Publica?

BPM por sus siglas en ingles (Business Process Management), se refiere a la Gestión de Procesos de Negocios y a todas las actividades o tareas que en dichos Procesos se realizan, en el caso de la Administración Publica Nacional (APN), los Procesos de Negocio son tramites públicos que realizan los ciudadanos o procesos burocráticos internos que realiza el Estado para garantizar la prestación de servicios a los ciudadanos, considerando esta prestación de servicios como la principal tarea de los entes de la APN y el mejoramiento de los mismos a través de las buenas practicas de administración que deben configurarse y desplegarse a lo largo de todo el ente publico a partir de los valores que apuntan a caracterizar la Función Publica como Servicio Publico; de allí que la primera identidad que hay que tener clara a la hora de promulgar estas practicas es la conciencia de lo que implica ser un servidor publico, pues mientras que para el sector privado la sociedad es fuente de beneficios, para el sector publico es fuente de legitimidad, de ahí la importancia de la implementacion de las mejores practicas administrativas, las cuales son fuente primigenia de la consolidación de Capital Social construido a través de relaciones de confianza que se constituyen en base para el ejercicio de la Función Publica exitosa.

BPM engloba a todas los Procesos que son parte del ciclo de vida de un servicio publico, y de forma automática e integrada, permite la Modelización, Ejecución, Monitorización y Optimización permanente de dicho ciclo.
BPM es la evolución natural de los sistemas de workflow y de la necesidad de Integración de los procesos involucrados en la prestación de un servicio publico. Esto es debido a que la visión y evolución del término Proceso ha cambiado en el interior de las organizaciones, pues la prestación de servicios públicos se orienta hacia Procesos cada vez mas complejos que exigen la integración de los diferentes departamentos, comunidades, entes de la APN, proveedores y asociados, que pueden estar incluso geográficamente distanciados entre si.

La APN posee una cantidad creciente de procesos cuyas características principales es ser heterogéneos y complejos. Para identificar, diseñar y mejorar estos Procesos, en ONUVA proponemos utilizar un conjunto articulado de sistemas que hemos tenido a bien denominar BPM Gobierno.

Un proceso es un conjunto de actividades generadoras de valor agregado mediante modelización, ejecución, monitorización y optimización. Estas actividades desarrolladas en una secuencia predeterminada, permiten obtener unos resultados identificados como productos o salidas (otorgamiento del crédito o servicio) a partir de unas entradas o materias primas (solicitud del crédito o servicio).
Desde esta perspectiva, la Gestión por Procesos en la Administración Publica es considerada como un sistema de actividades o tareas relacionadas entre sí, en los que las entradas (solicitud de crédito, presentación de proyecto) serán generadas por clientes internos o externos (investigadores, centros de estudio, entes de la APN) y cuyas salidas (aprobación de crédito o proyecto) compuestas de valores y resultados irán dirigidos hacia clientes internos y externos.

¿Que aporta BPM a la Administración Publica?
  • Los entes de la APN, independientemente de su tamaño y del foco de su actividad, hacen frente a situaciones altamente competitivas que exigen garantizar la satisfacción de sus clientes y simultáneamente con la eficiencia económica de sus actividades.
  • Los entes de la APN, están estructuradas en general, en base a departamentos funcionales.
  • La Gestión por Procesos percibe la Organización como un Sistema Interrelacionado de procesos que confluyen conjuntamente a incrementar la satisfacción del ciudadano.
  • La Gestión por Procesos atraviesa la estructura departamental en forma horizontal, integrando los procesos de cada departamento con procesos de otros departamentos, en la medida que sea necesario.
  • La Gestión por Procesos coexiste con el sistema departamental, asignando propietarios o responsables a los procesos, ello posibilita una gestión entre los departamentos generando valor agregado para la satisfacción del ciudadano solicitante de los servicios.
  • La Gestión por Procesos provee un flujo de información continuo dentro de la estructura, en sentido horizontal y vertical, con el objetivo de lograr conocimiento.
  • La Gestión por Procesos determina qué actividades necesitan ser mejoradas o rediseñadas, establece prioridades y provee de un contexto para iniciar y mantener planes de mejora que permitan alcanzar objetivos planificados y establecidos.
  • La Gestión por Procesos hace posible la comprensión de como? están configuradas las actividades y tareas que conforman el negocio, de sus fortalezas y debilidades.
Finalmente BPM agrega valor a la Organizacion Publica ya que le otorga:

E STABLECE un esquema de evaluación del proceso en su conjunto.
F OMENTA la comunicación interna y externa y la participación en la gestión
I NTEGRA los diferentes elementos del proceso de selección y adjudicación.
C OMPRENDE desde la base las relaciones de causa y efecto de los problemas
I DENTIFICA las actividades que no aportan valor y ayuda a su rediseño.
E VITA la excesiva departamentalización de la Organizacion Publica
N ORMALIZA los métodos de información interna y externa
C ONTROLA y elimina los tiempos muertos
I NDIVIDUALIZA las responsabilidades de un modo sencillo y directo
A CTUALIZA y simplifica la documentación de forma permanente
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