En primer lugar vamos a definir que son Servicios Documentales Electrónicos (SDE) Entendemos por Servicios Documentales Electrónicos aquellos prestados mediante el uso de un programa de Manejador de Contenido Empresariales (ECM) tipo Alfresco que ofrecen entre otras ventajas:Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...
Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.
Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica. Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
En definitiva, una solución de Gestión Documental Digitalizada consigue que tanto la “memoria histórica” de la organización (plasmada en documentos en formato no electrónico) como multitud de información no digitalizada, no se pierda y pueda ser gestionada con la misma eficacia que los documentos actuales desarrollados con herramientas informáticas, colocandola a disposición de usuarios internos o externos. Una muestra de elevados niveles de excelencia en la implantación de este tipo de soluciones lo podemos apreciar en el Parlamento Vasco. Ahora bien para abordar mi entorno nacional voy a considerar tres escenarios: Nacional, Estadal y Municipal.
En el caso Nacional tenemos a la Asamblea Nacional de Venezuela que presenta una pagina que definitivamente no esta orientada a la prestacion de servicios documentales y carece de un sistema de informacion medianamente aceptable, la informacion es colocada en una sección de el sitio web llamada "Documentos de Interés" el cual carece de facilidades para la búsqueda de informacion y se limita a colocarla en forma de "Arbol", la informacion no esta actualizada y resulta incompleta, no hay datos sobre informacion de ejecución presupuestaria ni sobre la agenda legislativa, la visión de la COMISIÓN PERMANENTE DE CIENCIA, TECNOLOGÍA Y COMUNICACIÓN SOCIAL es bastante retrograda respecto al suministro de informacion y al uso de herramientas TIC como Internet, como se desprende de las declaraciones de su Presidente quien se a negado de manera sistemática a aceptar una ley de Transparencia y Acceso a la Informacion a nivel Nacional.
En el ámbito Estadal, tenemos el caso del Consejo Legislativo del Estado Miranda, sin contar con un Sistema de Manejadores de Contenidos Empresariales, ubica la informacion en la pagina Web de manera accesible, la misma resulta actualizada y pertinente cuando se realizan búsquedas de manera manual, sin embargo la búsqueda automatizada no funciona, esto a pesar de que este ente se rige por una ley estadal de Transparencia y Acceso a la informacion.
En lo relativo a el ámbito Municipal tenemos el Concejo Municipal de Chacao, que tampoco posee un sistema de servicios documentales, sin embargo la disposición de la informacion es bastante adecuada, la misma resulta actual y pertinente, se puede encontrar un listado de ordenanzas actuales y vigentes así como informes de gestión de las diferentes comisiones, es de hacer notar la vigencia en dicho municipio de la Ordenanza de Transparencia y Acceso a la Informacion.
Conclusión la puesta a disposición de la informacion depende de la voluntad política de los miembros de la institución, la tecnología es un habilitador, la legislación un impulsor pero el detonante fundamental es la voluntad política de los integrantes de estos cuerpos deliberativos.
Gustavo Torres
@gestionpublicav
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